Aplikagroup-Digitalizacion de documentos

WORKFLOW

Se trata de un sistema para administrar el flujo de tareas. Funciona como una mesa de entrada virtual. El mismo permite automatizar los procesos de transferencia de informacián en todos los sectores de la empresa/institucián. De este modo se logra unificar el envío de datos en un sistema único y evitar problemas frecuentes de comunicacián.

La familia de productos Aplika permite capturar todo tipo de documentos en papel y almacenarlos en formato electrónico. Los documentos se digitalizan mediante un scanner u otro dispositivo de adquisición de imágenes y se indexan, agrupan, organizan y almacenan para su posterior visualización, impresión o envío electrónico.


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ver mas Como es el proceso de digitalización?

Beneficios

Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.

Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.

Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.

Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.

Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.

Integración de procesos empresariales.

El proceso de digitalización paso a paso

1. Análisis de documentos Se seleccionan los documentos que se van a digitalizar, se los clasifica, se define la manera de tratamiento de las imágenes. Se define el destino de almacenamiento (CD, DVD, servidor de la empresa, etc.).

2. Preparación de documentos Antes de llevar la documentación al escáner, se quitan grampas, ganchos y clips para dejar lo más legible posible la información.

3. Digitalización Se escanean todos los documentos, y se los convierte en archivos digitales de imagen.

4. Indexación Se realiza la captura y clasificación de todos los archivos digitales y se crean los índices de búsqueda para ubicar cada documento.

5. Entrega del servicio Se realiza una previa revisión total de la documentación digitalizada. Se entrega el material tanto para ser consultado en unidades portátiles como CD/DVD o bien desde un servidor, para acceder a través de una intranet o internet a través de usuarios autorizados.

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