Aplikagroup-Digitalizacion de documentos

Digitalización de Documentos orientado a Estudios contables

Se trata de un módulo de digitalización orientado a estudios contables que permite la vinculación en soporte digital de la información de los registros contables y los documentos en papel que las organizaciones realizan.
Actualmente los estudios contables registran la información en aplicaciones que solo permiten llevar el registro del asiento de manera digital, pero la documentación asociada es guardada en soportes físicos sin ningún tipo de vinculación.

Mediante la Digitalización, puede acceder de manera mucho más rápida y fácil a cualquier expediente, contrato u otro archivo y contar con un respaldo digital confiable para evitar cualquier tipo de pérdida importante.
Además significa un ahorro de espacio importante en su estudio, ya que toda la documentación va a estar contenida en el sistema informático de gestión, para ser consultada en cualquier momento y desde cualquier lugar.

facturacion electronica
La familia de productos Aplika permite capturar todo tipo de documentos en papel y almacenarlos en formato electrónico. Los documentos se digitalizan mediante un scanner u otro dispositivo de adquisición de imágenes y se indexan, agrupan, organizan y almacenan para su posterior visualización, impresión o envío electrónico.


ver mas Como es el proceso de digitalización?

Modulos para Aplika-Indexing

APLIKA OCR: el modulo que permite la indexación de contenidos mediante el reconocimiento automático de los caracteres (OCR) ubicados en sectores predefinidos de los documentos. No cargue mas información, deje que la misma se autoindexe mediante nuestro reconocedor de caracteres.

APLIKA AUTOFILL: El módulo de AUTOFILL permite configurar validaciones y realizar búsquedas de información a ser completadas automáticamente, conectándose a bases de datos externas mediante ciertos campos clave.

APLIKA LEGAL SIGN: Cada vez más empresas requieren el envío de documentos por soporte electrónico. Con la integración de la Firma Digital, los usuarios de APLIKA INDEXING pueden enviar por intranet o Internet documentos PDF confidenciales, como ofertas de negocios o formularios, de una forma rápida y segura. La Firma Digital permite que cualquier empresa o persona pueda intercambiar documentos firmados en formato electrónico con el mismo valor legal que sus homólogos en papel. Técnicamente es un conjunto de datos asociados a un mensaje que aseguran la identidad del firmante y la integridad del mensaje otorgando así la validez legal.

APLIKA AUTOINDEXING FILES: El módulo de "Indexación Automática de Orígenes de Datos" (AUTOINDEXING FILES) brinda la posibilidad de auto indexar información residente en directorios de trabajo. De esta manera, un robot de indexación inicia mediante un proceso programado la indexación de toda la información existente en los medios especificados, para que luego la misma sea accesible desde nuestra aplicación de consulta.

APLIKA CAPTURE: El modulo de Captura y Almacenamiento de Regiones permite obtener areas de imágenes de documentos escaneados, para el caso de aquellas problemáticas donde se requiera almacenar una firma, un sello, una huella digital, etc. además de los datos textuales del documento mismo.

APLIKA SCAN: El módulo de escaneo y creación de lotes permite, mediante APLIKA INDEXING, digitalizar imágenes ygenerar lotes empleando cualquier escáner compatible con el estándar TWAIN.

El proceso de digitalización paso a paso

1. Análisis de documentos Se seleccionan los documentos que se van a digitalizar, se los clasifica, se define la manera de tratamiento de las imágenes. Se define el destino de almacenamiento (CD, DVD, servidor de la empresa, etc.).

2. Preparación de documentos Antes de llevar la documentacián al escáner, se quitan grampas, ganchos y clips para dejar lo más legible posible la información.

3. Digitalización Se escanean todos los documentos, y se los convierte en archivos digitales de imagen.

4. Indexación Se realiza la captura y clasificación de todos los archivos digitales y se crean los índices de búsqueda para ubicar cada documento.

5. Entrega del servicio Se realiza una previa revisión total de la documentación digitalizada. Se entrega el material tanto para ser consultado en unidades portátiles como CD/DVD o bien desde un servidor, para acceder a través de una intranet o internet a través de usuarios autorizados.

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